Intake - Dotato Management

Welkom bij Dotato

Dank voor het prettige telefoongesprek van jongstleden. Om alvast een goede start te maken, nodig ik je uit om hieronder een eerste intake in te vullen. Zo krijg ik vooraf een helder beeld van jullie organisatie, ambities en uitdagingen.

Je hoeft niet alles volledig uit te werken; een eerste aanzet is al heel waardevol. Op basis van jouw input kan ik me gericht voorbereiden en jullie bedrijf alvast beter leren kennen, zodat we in het vervolggesprek sneller tot de kern komen.

1. Opening & visie

a) Wat is jouw persoonlijke ambitie voor jullie organisatie over 2–3 jaar?

b) Waar zie je jullie organisatie over 5 jaar?

c) Wat maakt jullie anders dan concurrenten?

d) Hoe belangrijk is groei naast continuïteit voor jou?

2. Huidige situatie / pijnpunten

a) Welke signalen zie je momenteel dat aangeven dat het “rommelig” is? (bijv. deadlines missen, projecten uitlopen, communicatieproblemen)

b) Hoe vaak vind je dat je zelf moet ingrijpen op projecten?

c) Kun je een voorbeeld noemen van een recent project dat tegenviel én wat ging mis en waarom?

d) Welke onderwerpen veroorzaken de meeste frustratie binnen team/leiding?

e) Hoeveel tijd besteed je als directeur per week aan operationele issues i.p.v. strategie?

3. Proces & organisatie

a) Hoe verlopen projecten, van start tot oplevering? Kun je de stappen kort schetsen?

b) Waar worden beslissingen genomen? (op de werkvloer, door directeur, via overleg)

c) Zijn processen beschreven / gestandaardiseerd (SOP’s)? Zo ja: in welke mate?

d) Hoe consistent worden standaardprocedures gevolgd?

e) Wie zijn betrokken bij werkvoorbereiding, inkoop, planning, uitvoering en wat zijn hun rollen?

f) Hoe wordt meerwerk (meer/minder) afgehandeld en geregistreerd?

g) Hoe vindt overdracht plaats (bijvoorbeeld tussen werkvoorbereiding en uitvoering)?

h) Hoe vaak worden projecten geëvalueerd / lessons learned gedaan?

4. Data, sturing & systemen

a) Welke KPI’s gebruik je nu? (bijv. marge, doorlooptijd, faalkosten)

b) Hoe vaak bekijk je deze KPI’s (dag, week, maand)?

c) Waar haal je de data vandaan? (meerdere spreadsheets, losse systemen, boekhouding)?

d) Heb je dashboards of rapportages die automatisch gegenereerd worden?

e) Hoe betrouwbaar acht je je cijfers (inconsistenties, fouten)?

f) Welke software/tools gebruik je momenteel (ERP, planning, CRM, Excel)?

g) Hoe vaak gebeuren dubbele invoer, handmatige updates of synchronisatieproblemen?

h) Is data automatisch gekoppeld tussen systemen of moet je vaak kopiëren/plakken?

5. Ambitie & prioriteiten

a) Op welke 2 a 3 gebieden wil je binnen 6 tot 12 maanden verbetering zien (proces, marge, sturing, digitalisering)?

b) Hoeveel tijd/middelen ben je bereid te investeren in optimalisatie?

c) Wat zou voor jou de ideale situatie zijn (hoe ziet het eruit)?

d) Welke belemmeringen zie je (cultuur, capaciteit, kapitaal, tools)?

e) Hoe verwacht je dat een externe partij zoals Dotato kan bijdragen?

6. Afronding

a) Als je één ding zou mogen kiezen dat wij zouden oplossen in de korte termijn (3 maanden), wat zou dat zijn?

b) Zijn er interne stakeholders waarmee ik direct moet spreken (hoofduitvoerders, werkvoorbereiders, projectleiders)?